Die Frage kommt in fast jedem Workshop der letzten Monate: "Wir haben verstanden, was Agents und Skills sind. Aber wo fangen wir konkret an? Was nutzen wir für was?"
Berechtigt. Denn zwischen "wir arbeiten mit Claude" und einer strukturierten Vorgehensweise bei der Automatisierung von Aufgaben liegt eine grosse Lücke.
Deshalb hier mein Vorgehen in vier Schritten, von der Aufgabe bis zur Priorisierung. Ein Modell, das in Workshops funktioniert oder im Arbeitsalltag als Hilfestellung dient.
Schritt 1:
Welche Aufgaben eignen sich überhaupt?
Im ersten Schritt sortieren wir die Aufgaben aus dem Arbeitsalltag in die Matrix: Braucht es eine echte Denkleistung, oder ist es stupide und manuell? Und: Kommt die Aufgabe regelmässig vor, oder ist es ein Einzelfall?
Drei der vier Felder sind schnell erledigt. Stupide Einzelfälle sind "just do it". Manuell-stupide Wiederholungen gehören in die klassische, roboterartige Automatisierung ohne KI. Kognitiv anspruchsvolle Einzelfälle löst man direkt mit einem KI-Assistenten wie ChatGPT im Chat.
Interessant wird es oben rechts: kognitiv anspruchsvoll und wiederkehrend, die "Workflows mit KI". Genau darum geht es hier. Denn erst da stellt sich die Frage: Wo setzen wir diese um? Auf der Automatisierungs-Ebene oder Mitarbeiter-Ebene? Dazu gleich mehr.
Mit dem Team: Aufgaben sammeln, jede einem Feld zuordnen, dann auf "Workflows mit KI" fokussieren. Dort liegt oftmals der grösste Hebel.
Schritt 2:
Den Unterschied zwischen Skill und Automatisierung verstehen
Der zentrale Unterschied liegt im Pfeil zurück, vom KI-Skill zum Menschen. Die Automatisierungs-Ebene läuft im Hintergrund und mitarbeiter-unabhängig: Trigger rein, Ergebnis raus. Die Mitarbeiter-Ebene lebt vom Pingpong, von der individuellen Interaktion mit der Person, die gerade damit arbeitet.
Agents können übrigens auf beiden Ebenen eine wichtige Rolle spielen: als Komponente einer Automatisierung im Hintergrund mit Tool-Zugriff oder als Teil eines Skills, der über Konnektoren auf Tools zugreift.
Ein häufiges Missverständnis: Ein Skill ist nicht die "provisorische" Vorstufe. Automatisierung ist nicht automatisch die fortgeschrittenere Lösung. Umgekehrt eignen sich Skills aber gut, um eine neue KI-Automatisierung erst mal zu erproben.
Mit dem Team: Sichergehen, dass die beiden Ebenen und die Unterschiede verstanden werden.
Schritt 3:
Skill oder Automatisierung? Vier Kriterien
Jetzt für jede Aufgabe die vier Kriterien durchgehen und Schieberegler setzen. Was die Grafik nicht zeigt: Die Kriterien sind nicht gleich gewichtet.
Erfahrungswissen sticht die anderen. Beruht eine Aufgabe stark auf Wissen, das nirgends dokumentiert ist, ist ein Skill die richtige Wahl, unabhängig vom Rest.
Beim menschlichen Eingreifen lohnt die ehrliche Frage: Ist es inhaltlich nötig, oder passiert es aus Gewohnheit und Kontrollbedürfnis? Nur ersteres spricht für einen Skill.
Und der Trigger meint nicht nur den technischen Auslöser, sondern auch, wie planbar der Zeitpunkt ist. Je planbarer, desto automatisierbarer.
Mit dem Team: Jede Aufgabe einzeln ehrlich bewerten. Bei gemischtem Bild eher Richtung Skill denken für den Start, da diese einfacher umgesetzt werden können
Schritt 4:
Priorisieren nach Mehrwert und Aufwand
Der Schritt, der schwieriger ist als oft vermutet: Das Abschätzen von echtem Mehrwert einer Lösung und des Aufwands der Umsetzung.
Beim Mehrwert geht es nicht nur um eingesparte Zeit, sondern auch um Qualitätsgewinn, Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenerlebnis.
Beim Aufwand unterschätzen die meisten den Punkt Datenverfügbarkeit und -qualität. Wenn die Daten nicht sauber zugänglich sind, wird jedes Vorhaben teuer, egal wie einfach es konzeptionell aussieht.
Mit dem Team: Alle Aufgaben platzieren, im Quadranten "hoher Mehrwert / tiefer Aufwand" beginnen, daraus eine Roadmap von Quick Wins zu grösseren Vorhaben ableiten.
Und was heisst das praktisch?
Der eigentliche Wert liegt weniger im Ergebnis als im gemeinsamen Durchdenken und im entwickelten Gefühl dafür, welche Aufgabe wohin gehört. Und das bleibt, auch wenn die konkrete Liste in drei Monaten anders aussieht.
Nichts davon ist in Stein gemeisselt. Was heute klar auf der Mitarbeiter-Ebene sitzt, kann in einem halben Jahr reif für die Automatisierung sein.
Wer ein konkretes Beispiel möchte, wie die gleiche Aufgabe als Skill oder als Automatisierung umgesetzt werden kann: Das habe ich in diesem Newsletter anhand einer Angebotsautomatisierung beschrieben.
Wer das Vorgehensmodell im eigenen Team anwenden möchte:
Ich habe die komplette Übersicht mit ausführlichen Erklärungen als PDF zum Download unter levanty.ch/insights bereitgestellt.
Dazu passend ein brandneues Feature in Claude
Claude kann jetzt Skills direkt aus einem Screen Recording erstellen. Man nimmt einfach auf, wie man eine Aufgabe erledigt, und Claude baut daraus den Skill.
Ziemlich beeindruckend, und es senkt die Einstiegshürde nochmal massiv.
In diesem Sinne: Erst sortieren, dann bauen.
Leon
